Intern
Graduiertenschule für die Geisteswissenschaften

Veröffentlichung der Dissertation - Formalia und Schritte

Inhalt: 

  1. Druckerlaubnis/Imprimatur für die zu veröffentlichende Dissertation
  2. Äußere Form der zu veröffentlichenden Dissertation
  3. Reduktion der Pflichtexemplare
  4. Abgabe der Plichtexemplare bei der GSH und der UB
  5. Ausstellung der Promotionsurkunde
  6. Vorbehaltliche Ausstellung der Promotionsurkunde bei Vorlage eines Verlagsvertrag
  7. Verzögerte Veröffentlichung durch die UB

1. Druckerlaubnis/Imprimatur für die zu veröffentlichende Dissertation

  • Nach dem Promotionskolloquium erhalten Sie sowohl die Gutachten zu Ihrer Dissertation wie die Begutachtungsexemplare, in denen die gutachtenden Personen üblicherweise auch Anweisungen zur Überarbeitung der Dissertation für die Veröffentlichung geben. Weitere Überarbeitungsanweisungen können allerdings auch noch im weiteren Verlauf geäußert werden. Sie überarbeiten demgemäß Ihre Arbeit in Abstimmung mit Ihren gutachtenden Personen, um das Imprimatur (d.h. die Freigabe zur Veröffentlichung der Arbeit) zu erhalten; dies erfolgt nach den unten folgenden Vorgaben.
     
  • Vor dem endgültigen Druck der Dissertation sind evtl. von den Gutachtenden gewünschte Änderungen entsprechend vorzunehmen. Danach müssen Sie den Gutachtenden die Druckvorlage samt Manuskript in Paperform oder elektronisch zur Genehmigung vorlegen. Entspricht die Fassung in allen Belangen den Vorstellungen der Gutachtenden übermittelt die erstgutachtende Person im Namen aller Gutachtenden der Geschäftsstelle ein formloses Schreiben oder eine Email mit dem Einverständnis zur Drucklegung. Der Direktor/die Direktorin der Graduiertenschule erteilt Ihnen dann per Anschreiben das Imprimatur. In Zweifelsfällen kann die Gemeinsame Promotionskommission entscheiden (§ 26, Abs. 8 der Prom.Ordnung).

Mustertext für die Bitte um das Imprimatur (per Email an die Geschäftsstelle der GSH):

"Ich bin/wir sind mit der Drucklegung der Dissertation von Herrn/Frau XY mit dem Titel 'XXX' einverstanden und bitten den Direkor/die Direktorin um das Imprimatur".

WICHTIG: Falls eine Ausstellung der Promotionsurkunde mit Nennung eines spezifischen Promotionsfaches gewünscht wird, sollte die Abstimmung hierüber innerhalb des Promotionskomitees und mit dem Kandidaten/der Kandidatin baldmöglichst, spätestens jedoch mit der Abstimmung über den endgültigen Titel der Dissertation und über die Erteilung des Imprimatur einhergehen. Entsprechend ist dem o.g. Mustertext der folgenden Passus hinzuzufügen:

"Das Promotionskomitee wünscht in Absprache mit Herrn/Frau XY die Ausstellung der Promotionsurkunde mit Erwähnung des spezifischen Promotionsfaches 'XXX'".

2. Äußere Form der zu veröffentlichenden Dissertation

gemäß § 26, Abs. 1 und 3 der PromOrdnung.

Weitere  Informationen zum Veröffentlichungsverfahren, zu den verschiedenen Veröffentlichungsmöglichkeiten etc. siehe § 26 der PromOrdnung.

  1. Das Titelblatt der zehn abzuliefernden Pflichtexemplare der Dissertation ist - unabhängig von der gewählten Form der Veröffentlichung – textlich (nicht äußerlich) nach dem vorgegebenen Muster (für die Seiten 1 und 2 der Arbeit; docx)zu gestalten.
     
  2. Bitte beachten Sie dabei:
    a) Es müssen vier Pflichtexemplare bei der GSH und sechs Exemplare bei der UB abgegeben werden. Bitte beachten Sie bei Abgabe Ihrer Dissertationen bei der UB: Die Abgabe ist per Post, Hauspost oder vor Ort an der Leihstelle der Zentralbibliothek möglich. Eine Abgabe direkt bei der Dissertationsabgabe (Raum 024) ist seit Dezember 2022 nicht mehr möglich; Bescheinigungen werden auch nicht mehr unmittelbar bei der Abgabe ausgestellt.
    b) Wenn Sie in einem Verlag oder z.B. bei Würzburg University Press  publizieren, sind die Texte für die Titelseite vorgegeben; in diesem Fall kleben Sie bitte ggf. die Seite(n) mit dem o.g. Mustertext (docx)ganz vorne in die Pflichtexemplare ein.
     
  3. Bei einer Publikation der Dissertation über den Buchhandel muss auf der Rückseite des Titelblattes oder der zweiten Seite die Veröffentlichung als Dissertation unter Angabe des Dissertationsortes ausgewiesen sein. 
     
  4. Den vier bei der GSH abzuliefernden Pflichtexemplaren ist im Anhang zusätzlich ein kurz gehaltener Abdruck des wissenschaftlichen Lebenslaufes einzukleben (1 Seite); in den sechs bei der Universitätsbibliothek abzugebenden Exemplaren ist dies mittlerweile aus Datenschutzgründen nicht mehr notwendig.­

3. Reduktion der Pflichtexemplare

Sofern die Arbeit in einer Fachzeitschrift oder als im Buchhandel erhältliche Publikation erschienen ist oder bei Vorlage eines von allen Seiten rechtmäßig unterschriebenen Verlagsvertrages gem. § 26 Abs. 3 ermäßigt sich für Dissertationen mit besonders aufwändiger oder kostspieliger Druckgestaltung (z.B. umfangreiche Abbildungsbeigaben) die Mindestanzahl von 150 gedruckten Pflichtexemplare bis auf drei für die Graduiertenschule sowie zwei für die Universitätsbibliothek.

Richten Sie in diesem Fall Ihren formlosen, begründeten Antrag per mail an den Geschäftsführer.

4. Abgabe der Plichtexemplare bei der GSH und der UB

Um die Promotionsurkunde ausstellen zu können, müssen bei der Geschäftsstelle der GSH vorgelegt werden:

  • Die vier Pflichtexemplare gem. den o.g. Vorgaben;
     
  • der vom Kandidaten/der Kandidatin unterschriebene Laufzettel mit der Bestätigung der GSH zur Prüfungszulassung mit Bestätigung der UB über die ordnungsgemäße Abgabe der Pflichtexemplare dort,
     
  • ggf. auch eine gesonderte Bestätigung der UB.

5. Ausstellung der Promotionsurkunde

Wenn der korrekte Eingang der Pflichtexemplare bei der GSH festgestellt ist, kann die GSH die Promotionsurkunde ausstellen; falls gesondert gewünscht mit Nennung des spezifischen Promotionsfachs (weitere Infomation hierzu s. oben unter 1.). Die Urkunde erhält einen Anhang mit Ihren Studienleistungen im Rahmen des Promotionsstudienganges "Geisteswissenschaften", der integraler Bestandteil Ihrer Urkunde ist. Die Urkunde wird mit beglaubigten Kopien ausgestellt und vom Direktor/der Direktorin der GSH sowie vom Präsidenten unterzeichnet und von der Siegelungsstelle in der ZV der Universität gesiegelt.

Sobald wir die Urkunde aus der ZV zurück erhalten, versenden wir diese mit einem Begleitschreiben und einem vorformulierten Antwortschreiben, das Sie uns unterschrieben zukommen lassen müssen, um den Erhalt der Urkunde zu bestätigen. WICHTIG: Erst nach Eingang Ihres Bestätigungschreibens ist der Promotionsprozess endgültig abgeschlossen und Sie sind ab dann berechtigt, den Doktortitel zu führen. Um einen reibungslosen Ablauf des Urkundenversandes zu gewährleisten, teilen Sie uns bitte evtl. Änderungen Ihrer postalischen Adresse unbedingt möglichst frühzeitig mit.

Bitte beachten Sie: Der gesamte Prozess der Ausstellung und des Versandes Ihrer Promotionsurkunde dauert i.Allg. mindestens etwa drei Wochen und lässt nicht nicht verkürzen. Bitte berücksichtigen Sie dies bei Ihren Planungen unbedingt rechtzeitig.

6. Vorbehaltliche Ausstellung der Promotionsurkunde
     bei Vorlage eines Verlagsvertrag

Es ist gem. § 26 Abs. 8 der PromOrdnung grundsätzlich möglich, die Ausstellung der Urkunde ausnahmsweise vor Veröffentlichung der Dissertation zu beantragen. Hierfür muss das Imprimatur sowie in von alle Seiten unterzeichneter Verlagsvertrag vorgelegt werden, in dem alle formalen Anforderungen gem. gemäß § 26, Abs. 1 und 3 (siehe oben unter 2.) erfüllt sind.

WICHTIG:

  • Hinsichtlich der Ausstellung einer Promotionsurkunde aufgrund eines vorgelegten Verlagsvertrages weisen wir Sie ausdrücklich darauf hin, dass die Graduiertenschule die Verleihung der Doktorwürde nur unter der Bedingung gewährt, dass
    a) die Dissertation entsprechend § 26 der Promotionsordnung tatsächlich und fristgerecht publiziert wird und
    b) die Pflichtexemplare der Universitätsbibliothek und der Graduiertenschule ebenso fristgerecht zugeschickt werden.
    Das heißt: Auch bei Vorlage eines Verlagsvertrages gilt die mit dem Tag des Promotionskolloquiums angelaufene, einjährige Publikationsfrist und der Verlust aller Leistungen bei Nicht-Einhaltung dieser Frist (§ 26 Abs. 9).
     
  • Wir weisen des weiteren ausdrücklich darauf hin, dass die Graduiertenschule die Verleihung der Doktorwürde widerrufen kann, wenn die in § 26 der Promotionsordnung genannten Bedingungen nicht vollständig erfüllt sind.

7. Verzögerte Veröffentlichung durch die UB

  • In begründeten Fällen und auf gemeinsamen Antrag des Kandidaten/der Kandidatin und der erstbetreuenden Person ist gem. § 26 Abs. 6 der promOrdnung eine verzögerte Veröffentlichung möglich, falls die Veröffentlichung seitens der UB einer Veröffentlichung in einer wiss. Zeitschrift oder bei einem wiss. Verlag als digitale Monographie im Wege steht.
     
  • Die verzögerte Veröffentlichung erfolgt dann automatisch ein Jahr nach Abgabe der Pflichtexemplare. In Ausnahmefällen kann die Gemeinsame Promotionskommission auf begründeten Antrag einen weiteren Aufschub von einem Jahr gewähren. Ein so gewährter Aufschub ist der UB vor Ablauf der einjährigen Ablieferungsfrist durch den Kandidaten oder die Kandidatin anzuzeigen, andernfalls findet automatisch die Veröffentlichung statt.
     
  • Die Arbeit ist spätestens nach drei Jahren im Repository der UB zu publizieren.